La Inteligencia Artificial (IA) está revolucionando el Facility Management permitiendo optimizar mejor el uso de los espacios, automatizar tareas y prever necesidades, desde mantenimiento predictivo hasta la personalización de la experiencia del usuario.
Dado que la operativa del Facility Management depende en gran medida de la gestión de datos —grandes volúmenes de datos—, la IA se convierte en un aliado estratégico clave, permitiendo:
• Automatización de procesos: Eliminación de tareas repetitivas y manuales.
• Análisis predictivo: Identificación de patrones de uso para optimizar recursos.
• Reducción de costes: Eliminación de ineficiencias y mejor asignación de recursos.
Cuando hablamos de IA aplicada a la Logística Documental, ámbito en el que The Mail Company desarrolla su actividad, uno de los grandes retos es la gestión eficiente de la documentación y paquetería en entornos corporativos.
Si bien existen múltiples aplicaciones de IA en este ámbito, en The Mail Company hay claramente tres actividades en las que la IA puede impactar positivamente, por lo que estamos desarrollando tres proyectos específicos casos de uso), uno de los cuales ya está en preproducción.
Documental
Automatización en la clasificación de documentos y paquetes: Gracias a algoritmos de reconocimiento, GIO identifica y categoriza automáticamente los envíos, reduciendo tiempos de gestión y minimizando errores.
Seguimiento y trazabilidad en tiempo real: La IA permite anticipar incidencias en la entrega y tomar decisiones correctivas antes de que impacten en la operativa.
Avisos proactivos y gestión inteligente de incidencias: El sistema notifica automáticamente a los usuarios sobre la recepción de documentos y alerta en caso de retrasos o problemas.
Caso de Uso de la IA en THE MAIL COMPANY
1. Agentes Virtuales BOT + IA
Aplicados a atención al cliente y gestión de tickets, permiten manejar un alto volumen de consultas simultáneamente, reduciendo tiempos de espera y mejorando la experiencia del usuario interno o externo.
2. Procesamiento de Lenguaje Natural para clasificación de información
Esta tecnología extrae características y modela temas a partir de grandes volúmenes de texto. Por ejemplo, priorización y distribución automática de información relevante o reducción de errores en la categorización, la clasificación y la gestión de documentación física e información nativa digital.
En este ámbito tenemos una solución en preproducción: IA aplicada a la gestión de notificaciones oficiales de AA.PP. Este sistema permitirá:
• Automatizar la clasificación y enriquecimiento de datos en las notificaciones electrónicas.
• Reducir tiempos de procesamiento y minimizar errores.
• Generar resúmenes automáticos para facilitar la lectura y comprensión del contenido por parte del destinatario.
• Elaborar una respuesta electrónica a la Administración (pendiente de validación humana).
3. Análisis de datos predictivo
Ejemplo 1
Si un usuario menciona la palabra licitación en un envío, el sistema selecciona automáticamente un formato de entrega especial, considerando la criticidad y los plazos de este tipo de documentos.
Ejemplo 2
Evaluación de patrones históricos de uso para dimensionar correctamente una instalación de taquillas inteligentes en una corporación. ¿Necesitamos 32 o 64? IA lo determina con base en datos reales, como los volúmenes y los plazos de recogida, optimizando espacio y por lo tanto costes.
Como conclusión, podemos decir que la IA está redefiniendo la disciplina del Facility Management, impulsando una toma de decisiones basada en datos y mejorando la eficiencia operativa, siendo especialmente relevante en la gestión de la documentación y la información que envían o reciben las organizaciones, la denominada logística documental: el motor oculto de la eficiencia corporativa.
Luis del Barrio. Director de Marketing y Relaciones Institucionales.
