Facility Management
¿Qué es el Facility Management?
Historia del Facility Management
Beneficios de implantar Facility Management
Papel de un Facility Manager
Funciones del Facility Manager
Competencias en Facility Management
Liderazgo y Estrategia
Operación y Mantenimiento
Finanzas y Negocios
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Project Management
Gestión Ocupación y Personas
Real Estate
Tecnología y Gestión de la Información
Gestión de riesgos
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Calidad
En 1978 un grupo de Facility Managers se proponen darle un mayor reconocimiento y credibilidad a esta disciplina. En la primera reunión que organizaron este grupo de profesionales, George Graves se convertiría en el primer presidente de IFMA y Dave Armstrong tomaba las riendas del Facility Management Institute (Instituto FMI), cuya función sería reunir a los profesionales del sector. A mediados de 1980, se habían establecido las bases para la formación de una organización que se llamaría National Facility Management Association. Ambos organismos trabajarían para dar a conocer esta disciplina en toda América.
El Instituto FMI celebró su primera reunión anual en 1980. Un año después la cifra de personas que acudieron a esta reunión se duplicó. Tras el enorme interés que despertó en Canadá, la actividad del Instituto, se produce el cambio de nombre definitivo y nace a finales de 1980 la Internacional Facility Management Assotiation (IFMA) como una asociación sin ánimo de lucro.
La profesión conocida actualmente como Facility Management nació en EE.UU., y llegó a Europa a través de Inglaterra, pasando por Noruega y el norte de Europa para llegar hasta Asia y África y empezó a ser reconocida hace relativamente poco, empezando a tener importancia en organizaciones líderes del mercado. En la mayoría de las empresas en estos días ha sido totalmente integrada en sus políticas y estrategias.
El Facility Management en España
Si bien muchos profesionales ejercían el Facility Management en nuestro país desde mediados de los años 80, el capítulo español de la asociación Internacional de Facility Management nace en nuestro país en noviembre de 2001 gracias al esfuerzo y dedicación de una serie de profesionales de los más diversos sectores de la economía.
Estos precursores de la categoría detectaron en la promoción de esta disciplina un valor añadido para la correcta gestión de los inmuebles y sus servicios asociados y cómo esta gestión eficiente podía repercutir positivamente en el correcto funcionamiento y productividad de los empleados y de las empresas.
Desde sus comienzos, IFMA España ha identificado nuevas tendencias de mercado, realiza trabajos de investigación, ofrece programas de formación continua, práctica y especializada y ayuda a las empresas y a los responsables de esta área en el desarrollo de estrategias para la correcta gestión de los inmuebles y sus servicios.
La normativa Europea en Facility Management, ISO 41011-2017 define a esta disciplina como “una función organizativa que integra las personas, los espacios de trabajo y los procesos, dentro del entorno del inmueble, con el propósito de mejorar la calidad de vida de las personas y mejorar la productividad de su actividad principal”.
El Facility Management presta su experiencia para actuar de una manera dinámica y cumplir con todos los requisitos. Esta gestión se realiza igualmente para optimizar los costes y el funcionamiento tanto de los inmuebles como de los servicios.
Todas las organizaciones, públicas o privadas, gestionan inmuebles, activos y servicios asociados a los mismos, para apoyar sus actividades principales. Esto se consigue a través de la coordinación de estos activos y servicios, los profesionales del Facility Management utilizan su experiencia en la gestión e introducen cambios en los ámbitos de la organización, mejorando la productividad de los mismos.
Hoy en día, en la mayoría de las empresas el Facility Management ha sido totalmente integrado en sus políticas y estrategias.
Un Facility Manager integra elementos de la administración y gestión de empresas, la arquitectura, la ingeniería y las ciencias de la conducta humana.
El papel del Facility Manager radica en gestionar correctamente los inmuebles y sus servicios para que la empresa se centre en el negocio principal o “core business”.
Un Facility Manager puede trabajar para cualquier tipo de organización: hospitales, hoteles, instituciones, infraestructuras, instalaciones, administraciones públicas, etc., y dedicado a cualquier sector.
Algunos de los muchos beneficios que aporta esta disciplina, son:
- Comunicación clara y transparente entre la parte que representa la demanda y la parte que proporciona el servicio, designando personas que actúan como puntos únicos de contacto para todos los servicios definidos en un acuerdo de gestión de los inmuebles.
- El uso más efectivo de las sinergias entre los diferentes servicios que contribuirán a mejorar el rendimiento y reducción de los costos de una organización.
- Concepto simple y manejable de las responsabilidades, tanto internas como externas, relacionadas con los servicios, basado en decisiones estratégicas que conducen a procedimientos de utilización de recursos internos o externos.
- Disminución de los conflictos entre los proveedores de servicios internos y externos.
- Integración y coordinación de todos los servicios de apoyo necesarios.
- Conocimiento transparente e información sobre los niveles de servicio y sus costes que pueden ser claramente comunicados a todos los usuarios finales.
- Mejora de la sostenibilidad de la organización a través del análisis de los ciclos de vida de las instalaciones.
El Facility Manager tiene como funciones, entre otras, el desarrollo de las estrategias corporativas respecto a los recursos inmobiliarios, políticas de optimización de espacios, coordinación de los proyectos de construcción, renovación y reubicación, contratación de todos los productos y servicios relacionados con el correcto funcionamiento de las instalaciones, conservación y mantenimiento de instalaciones e ingeniería.
En nuestro país identificamos al Facility Manager con la persona de “Servicios Generales”; si bien muchas veces no se sabe bien el alcance de sus funciones, y otras no reciben ni el apoyo, ni el reconocimiento necesario dentro de su propia empresa para desarrollar esas funciones correctamente.
Cada vez más, las empresas son conscientes de que el mantenimiento y la gestión eficaz de sus recursos son factores críticos para el logro de sus objetivos. Además, el valor que han cobrado en la actualidad cuestiones como el entorno laboral o la salud en la empresa, ha impulsado enormemente la importancia y necesidad de contar con estos profesionales en las organizaciones.
A grandes rasgos:
- A nivel estratégico, los roles y responsabilidades de los Facility Managers incluyen el desarrollo y la alineación de la estrategia de Facility Management.
- A nivel táctico, los Facility Managers implementan pautas estratégicas para optimizar el uso de recursos, incluso mediante la determinación del mejor modelo de abastecimiento y el establecimiento de niveles de personal para cada programa en un sitio.
- A nivel operativo, los Facility Managers brindan servicios como mantenimiento periódico, basado en condiciones o en averías.
Las responsabilidades de un Facility Manager son gestionar y planificar un entorno de trabajo más eficiente, humano y productivo. El Facility Management es la gestión integral de las infraestructuras y los servicios en la empresa, con el objeto de optimizar los espacios y los recursos para el mejor desarrollo de la actividad profesional.