La transformación del trabajo está obligando a las empresas a replantearse qué necesitan para atraer, desarrollar y retener el talento. La irrupción de nuevas tecnologías está modificando las competencias profesionales, pero también las expectativas de las personas sobre cómo y dónde quieren trabajar.
La consolidación del trabajo híbrido es una de las manifestaciones más visibles. La oficina ya no puede entenderse simplemente como el lugar al que los empleados acuden para desarrollar su jornada. Su valor reside cada vez más en su capacidad para facilitar la colaboración, compartir conocimiento, innovar y establecer vínculos.
Esta evolución tiene un impacto directo en las estrategias de Facility Management. La gestión de los espacios debe responder a una realidad en la que instalaciones, tecnología y experiencia del empleado están cada vez más conectadas. Flexibilidad y colaboración, sostenibilidad, bienestar y tecnología centrada en las personas se perfilan así como cuatro de los grandes ejes del lugar de trabajo moderno.
Hacia el Intelligent Work
El workplace debe proporcionar las condiciones y herramientas necesarias para que los profesionales desarrollen su actividad con independencia de dónde se encuentren. Es lo que podemos denominar Intelligent Work: un modelo en el que personas, espacios y tecnología se integran para facilitar un trabajo más eficiente y de mayor valor. Se trata de incorporar nuevas soluciones, al mismo tiempo que se crea un entorno en el que la tecnología resulte fácil de utilizar y contribuya realmente a mejorar la forma de trabajar.
Resulta especialmente relevante en organizaciones con equipos deslocalizados, para los que las herramientas de comunicación y colaboración, soluciones audiovisuales avanzadas o salas preparadas para reuniones híbridas permiten conectar a los profesionales sin limitar sus capacidades.
Para el FM, supone avanzar hacia una gestión en la que la experiencia física y digital funcionen de manera coordinada. A las instalaciones tradicionales se suman la gestión de visitas, taquillas inteligentes o plataformas para administrar y reservar espacios. En paralelo, equipar al empleado con dispositivos inteligentes, conectados, securizados e integrados con toda la infraestructura de la empresa para trabajar desde el lugar que elija. La tecnología permite conocer mejor cómo se utiliza el workplace y gestionarlo de acuerdo con las necesidades reales de sus usuarios.
El workplace moderno traslada también la flexibilidad al diseño mediante entornos modulares y adaptables, combinando zonas destinadas a la concentración con otras orientadas a reuniones o relaciones informales. Para lograr el bienestar del empleado, son también críticos aspectos como la iluminación, acústica, confort o la incorporación de elementos naturales que contribuyan a crear lugares más adecuados para las diferentes actividades y reducir la fatiga durante la jornada.
Los sensores y soluciones IoT pueden monitorizar indicadores como la calidad del aire, el uso energético, el nivel de ocupación o la utilización de cada espacio. Para los responsables de Facility Management, disponer de esta información permite tomar decisiones basadas en datos, optimizar recursos y adaptar las instalaciones a la evolución de las necesidades de sus usuarios.
La construcción de marca empleadora
La experiencia del empleado pasa también por disponer de un entorno que facilite su actividad y responda a unas expectativas laborales en las que flexibilidad, conciliación y bienestar tienen cada vez mayor protagonismo. Además, las oficinas están virando a un concepto de show office, con más audiovisual e interactiva para captar la atención del público interno y externo, apuesta por la cercanía para poder comunicar información corporativa, la estrategia de la compañía, generar engagement y mantener el sentimiento de pertenencia.
El workplace puede convertirse así en una pieza de la propuesta de valor al empleado y contribuir a reforzar la marca empleadora. La oficina es una expresión tangible de cómo una organización entiende el trabajo y, en definitiva, su cultura corporativa. Por ende, el FM tiene la oportunidad de desempeñar un papel cada vez más estratégico. Ya no se trata únicamente de gestionar edificios e instalaciones, sino de contribuir a crear una experiencia coherente con las necesidades de las personas y del negocio.
Raquel Sánchez de Ron. Directora de Digital Workplace en Ricoh España
