La consolidación de los entornos laborales híbridos está dando lugar a un cambio de paradigma en el diseño de las estrategias en el lugar de trabajo, donde el diseño del espacio, la gestión eficiente y sostenible de las instalaciones y la tecnología avanzan de la mano para crear un nuevo concepto de oficinas, en la que el empleado está en el centro.
Lejos del modelo tradicional, el workplace moderno une espacios, tecnología y personas para crear lugares de trabajo flexibles y dinámicos, que mejoran la experiencia del empleado e impulsan el trabajo en equipo mediante la capacidad de conectar, crear y co-crear, independientemente de donde se encuentre cada trabajador.
Con una parte de los empleados trabajando diariamente a distancia y una asistencia que varía diariamente, es importante optimizar el espacio, por lo que cobran relevancia los espacios polivalentes y flexibles para ganar eficiencia y fomentar el intercambio de ideas y la conexión del talento. En esta nueva realidad, el lugar de trabajo es, sin duda, clave para empoderar a las personas poniéndolas en el centro, cuidando su bienestar y ayudándolas a alcanzar el éxito.
Conseguir una gestión optimizada de las instalaciones, adaptadas a la nueva flexibilidad, y un entorno experiencial en el que cada empleado dé lo mejor de sí mismo, no será posible sin la tecnología, que ejerce como vehículo cohesionador en la estrategia de workplace.
Tecnologías para una transformación positiva
La implementación de programas híbridos de trabajo pasa por priorizar la inversión en tecnologías que permitan gestionar los espacios y faciliten así el trabajo del Facility Manager, que dispone de datos precisos para tomar decisiones de planificación de las visitas, control de accesos, habilitación o reducción de salas en función de la previsión de ocupación, espacios y recursos disponibles, etc.
Estas sencillas aplicaciones móviles de gestión y reserva del espacio, como Ricoh Spaces, dan respuesta a las necesidades de los trabajadores, agilizando la reserva de espacios de escritorios, salas, aparcamiento, comedor, etc., mejorando así su experiencia en el lugar de trabajo.
Si se combinan estos datos con la sensórica y dispositivos de Internet de las Cosas, la organización dispone de información extremadamente útil sobre los usos del espacio y los hábitos de su personal y, eso, sin duda, permitirá impulsar mejoras que potencian el bienestar de las personas, a la vez que optimizan sus políticas de PRL.
Otra de las tendencias que facilita la transformación de los puestos de trabajo es la desaparición de los puestos fijos, y con ello, emerge la necesidad de taquillas inteligentes o smart lockers, cuya instalación permite gestionar activos dentro de la oficina, automatizar tareas manuales y contribuye a que cada empleado tenga un espacio de almacenamiento seguro de sus pertenencias y dispositivos, así como la entrega desatendida a las nuevas incorporaciones, devolución de materiales o gestión de activos delicados con una disponibilidad de 24/7 y modo autoservicio.
Un modelo as a service para la oficina del futuro
Integrar todas las innovaciones equilibrando las necesidades de los empleados y los requisitos corporativos, puede ser complicado para los equipos de IT, pero no tienen por qué hacerlo solos. Basándonos en nuestra experiencia como integrador de soluciones digitales, en Ricoh hemos diseñado un conjunto de servicios que cubren el ciclo completo de requerimientos, desde la configuración y puesta en marcha de los productos de los productos, su gestión, el soporte y mantenimiento, además de programas de financiación.
Estrategias alineadas con las prácticas sostenibles
El Facility Management del futuro no solo gestionará el espacio, sino que diseñará experiencias laborales que favorezcan la innovación, la colaboración y el compromiso con la sostenibilidad. La pregunta clave no es solo si las empresas están preparadas para la transformación digital, sino si están listas para liderar un modelo de trabajo más ecológico, eficiente y centrado en el bienestar.
Todas estas tecnologías impulsan mejoras en materia de impacto ambiental y promueven prácticas responsables, con las personas como eje central.
En definitiva, la gestión del puesto de trabajo ya no se centra solo en la eficiencia, sino en entornos flexibles e interconectados que promuevan la colaboración, el bienestar y la productividad individual y colectiva.
José Luis Gion. Director del área de Workplace de Ricoh España.
