La digitalización en limpieza es un primer paso, pero insuficiente si no se acompaña de un cambio profundo en procesos, cultura y organización. El verdadero reto del sector es transformar con propósito, generando servicios más inteligentes, humanos y sostenibles.
En los últimos años, el sector del Facility Management ha sido testigo de un entusiasmo casi desbordante por la tecnología. Aplicaciones móviles, sensores IoT, sistemas de trazabilidad en tiempo real o plataformas de control centralizado han irrumpido con fuerza en el sector, prometiendo mayor eficiencia, transparencia y un servicio de mejor calidad. No cabe duda de que todo ello supone un paso adelante. Sin embargo, en Optima hemos comprobado algo esencial a partir de numerosos proyectos implementados con clientes de primer nivel: digitalizar lo que ya existe no significa transformar.
Un sector en transición: la limpieza en un contexto dinámico
La realidad actual de oficinas híbridas y ocupación variable hace que los modelos de limpieza basados en rutinas fijas resulten insuficientes. Incorporar tecnología sin replantear el servicio es como pensar que un equipo de baloncesto ganará solo por usar un software más moderno, sin cambiar entrenamientos ni estrategias. La clave está en dar un paso más: convertir los datos en inteligencia operativa. Es decir, usar la información para rediseñar los procesos, adaptar los servicios al contexto real de uso y anticipar necesidades antes de que se conviertan en incidencias.
El reto particular de digitalizar la limpieza
A diferencia de otras áreas del Facility Management, la limpieza presenta características que dificultan su digitalización:
- Mayor volumen de personal, con ratios muy superiores a los del mantenimiento.
- Número elevado de registros, que puede ocupar hasta un 15 % de la jornada.
- Diversidad del equipo humano, con diferentes edades, niveles formativos y experiencia digital.
Estos factores provocan que en muchos proyectos se ponga más foco en la herramienta que en la capacitación y el cambio cultural. El resultado: procesos tradicionales trasladados a una aplicación, datos dispersos y bajo valor real para el cliente.
La transformación requiere método y tiempo
Transformar no es un acto puntual, sino un viaje que se recorre paso a paso. En Optima, a partir de nuestra experiencia, hemos estructurado este proceso en cinco fases:
- Diseño y planificación, definiendo objetivos claros.
- Adopción tecnológica, garantizando que los equipos integren las herramientas.
- Veracidad de los datos, asegurando su calidad y fiabilidad.
- Transformación en conocimiento, generando indicadores útiles.
- Optimización continua, rediseñando procesos y ajustando recursos.
Este recorrido permite pasar de la simple digitalización a un modelo de mejora continua con impacto real en la eficiencia y la satisfacción del cliente.
Casos de éxito: del gemelo digital al Team Cleaning
Nuestra plataforma Ignify, con su módulo de Digital Twin, nos permite simular escenarios y reorganizar servicios de forma precisa. Un ejemplo es el modelo Team Cleaning aplicado a un cliente corporativo: a través de simulaciones digitales reorganizamos el servicio, de manera que, en lugar de asignar zonas a cada limpiador, los equipos se especializan en tareas concretas y recorren juntos las instalaciones. El resultado es un servicio más ágil, con mayor eficiencia y mejor aprovechamiento del tiempo y la energía.
Despiece: Lean Services y estándares internacionales
Los principios de Lean Services y las guías de asociaciones como ISSA ayudan a estructurar la transformación de la limpieza. Aplicarlos permite simplificar procesos, eliminar tareas sin valor añadido y establecer métricas objetivas de eficiencia. Estas metodologías no sustituyen la digitalización, sino que la potencian al dotar de un marco sólido para medir y mejorar.
Transformar con propósito
El beneficio de la transformación no está en desplegar más sensores, sino en lo que hacemos con los datos: anticipar necesidades, empoderar a los equipos, generar transparencia y ofrecer servicios ajustados al uso real de los espacios. El propósito último es crear servicios de limpieza más inteligentes, más humanos y sostenibles. En Optima creemos que este es el camino hacia un Facility Management que combine innovación tecnológica con el protagonismo de las personas.
Ignasi Casamada Bragulat, CEO & Co-Founder, Optima Facility.
