OPINIÓN – Marco Normativo del Facility Management. Francisco Luis García Ahumada PhD. Secretario del GET19. Expresidente de IFMA España.

1. Introducción.

Vamos a hablar de normas, el autor es consciente que hablar de normativa no es muy guay. Pero el hecho real es que las normas nos suponen una guía de buenas prácticas, ya que, su redacción tiene su origen en la experiencia empresarial y organizativa de muchos expertos. En este artículo vamos a dar una visión del perímetro normativo que rodea la gestión del Facility management (Gestión de inmuebles y servicios de soporte en castellano) y como las normas incluidas en este perímetro, pueden ayudar tanto al Facility Manager como al gestor de servicios en su gestión. Así que, abramos las puertas a la normativa.

Las normas, voluntarias, que se van a nombrar tienen dos orígenes, las normas ISO-EN UNE en el comité ISO/TC 267 Facility Management (la serie 41000) y las normas EN-UNE en el comité CEN/TC 348 Facility Management (serie 15221)

Lo primero que hay que hacer notar es el entorno de desarrollo; que se apoya tanto en las áreas de FM dentro de una empresa como en las empresas suministradoras de servicios, en resumen, estamos hablando del lado de la oferta del FM como se puede ver en la figura 1:

Este lado de la oferta el FM va a participar del: modelo de gestión en los tres niveles: estratégico, táctico y operativo, por tanto, van a participar en el desarrollo de ambos niveles a través del desempeño operativo, como se puede ver en la figura 2 a través de un modelo input/output.

Otro punto de vista para analizar la oferta es el ciclo de vida del activo inmobiliario. El servicio de mantenimiento y otros servicios (que se establezcan en el acuerdo de nivel de servicio inherente al contrato con la organización demandante) que pueda suministrar la organización/empresa se van a desarrollar a lo largo del ciclo de vida (ver figura 3)

Como se puede observar, la organización del FM van a actuar a partir de la etapa de Handover (cuando el FM recibe el inmueble) hasta la etapa de fin de vida/reciclaje/demolición.

Con lo que el perímetro normativo del FM va a tener relación con las normativas ligadas al:

1. El modelo de FM (Este apartado permite certificación por un tercero ISO 41001)
2. El modelo de mantenimiento (En este apartado no está prevista la certificación por un tercero)
3. La planificación de la vida del activo (En este apartado no está prevista la certificación por un tercero)
4. La gestión del activo (Este apartado permite certificación por un tercero sobre la ISO 55001)
5. El desempeño energético del activo (Este apartado permite certificación por un tercero sobre la ISO 50001)
6. Las normas de commissioning tanto las de edificios de nueva planta como edificios existentes[2]
7. EL MODELO NORMATIVO DEL FM

Este perímetro se apoya en la definición del FM que se establece en la UNE-EN ISO 41011 “Función organizativa que integra personas, lugares y procesos dentro del entorno construido con el fin de mejorar la calidad de vida de personas y la productividad del negocio principal”, Con esta definición se puede pensar en el FM como un puente con cinco pilares en forma de cruz de San Andrés:

• En el centro tendríamos el del conocimiento básico, que incluiría: El sistema de gestión, los principios del FM, el vocabulario, la sostenibilidad y la resiliencia
• En el brazo derecho tendríamos:
  • De un lado, las personas que incluiría el comportamiento, el bienestar y la emergencia
  • De otro lado, el lugar, o sea el entorno físico que incluye: superficies, entorno construido, accesibilidad
• En el brazo izquierdo tendríamos:
  • En un extremo, los procesos que incluye: la estrategia y la política del FM, el aprovisionamiento, la calidad, el desempeño y la gestión del cambio
  • En el otro extremo, las tecnologías que incluye la digitalización, las infraestructuras y la tecnología del FM

2. El modelo normativo del FM.

Este conjunto de estándares, que conforman el perímetro normativo del FM, se ha elaborado en dos comités, como se indicó al principio del artículo. De entre todos los proyectos que se han desarrollado o que actualmente se están desarrollando en estos comités, los más relevantes son los siguientes, que se muestran de manera esquemática:

1. Normativas del comité CEN/TC 348
   1. UNE EN 15221-8 en esta norma se trata de
      1. Los procesos de calidad del FM
      2. La taxonomía que permite codificar los distintos costes

• Los procesos de gestión del FM en los tres niveles de la figura 1

1. Los procesos de benchmarking, que permite la comparación con empresa similares

2. Normativas de del comité ISO/TC 267 adoptadas también por el CEN/CENELEC 348
   1. UNE-EN ISO 41001 Dedicada a la gestión del FM y que permite la certificación del modelo de gestión
   2. UNE-EN-ISO 41011. Dedicada al vocabulario que unifica un glosario de términos.

• UNE-EN ISO 41014 y 41018. Dedicadas a la estrategia y a la política de la organización del FM
• UNE-EN ISO 41012. Dedicada a la contratación de servicios
• UNE-EN-ISO 41017 y 41019. Dedicadas a la gestión de la emergencia y a la sostenibilidad respectivamente
• UNE-EN-ISO 41016. Dedicada a la tecnología.

3. Conclusiones.

Como se puede observar el Facility Management, tiene una magnifica caja de herramientas al servicio del FM. como son las normas y que están en un constante proceso dinámico de actualización. Como se ha indicado en este artículo hemos abordado, tan solo el perímetro del FM, no hemos hablado de las herramientas de: mantenimiento, costes de ciclo de vida, gestión de activos, desempeño energético y de desempeño de las prestaciones de los edificios. Llegados a este punto, permítaseme citar al personaje que hacía de dueño del bar en la película de Billy Wilder, “Irma la Dulce”, que decía eso de “Pero eso, es otra historia”. Que ya abordaremos en otro momento.

[2] En el caso de Commissioning, y dada la falta de normativa aprobada al respecto  se utilizarán los estándares de ASHRAE