LA IA, ALIADA ANTE LOS RETOS DEL FACILITY MANAGEMENT
Hasta los últimos años del siglo XX, no existía una visión global de los beneficios que la integración de los llamados “servicios generales” podría aportar a la imagen y la productividad de las organizaciones. La contratación y gestión de las instalaciones apenas contemplaba criterios que hoy en día nos son tan familiares, como “eficiencia”, “productividad” o “sostenibilidad”.
A principios del XXI, el crecimiento económico, la globalización y la adopción de estándares internacionales impulsaron a muchas compañías a profesionalizar la gestión de sus instalaciones. Y hace solo cinco años, la grave situación sanitaria obligó a las empresas a adaptar sus instalaciones a los nuevos protocolos de seguridad e higiene, así como a regular el teletrabajo.
Actualmente, los profesionales del Facility Management (FM) deben enfrentarse a los desafíos derivados de las fluctuaciones en la economía internacional, como costes o tarifas ocultas que afectan a los presupuestos. Por otro lado, tienen que garantizar la fiabilidad de los proveedores, el control de costes y la entrega a tiempo del bien o servicio.
Una prioridad no menos importante es equilibrar compliance con sostenibilidad. Por ejemplo, evitar retrasos en la adquisición de mobiliario de oficina, resolver incidencias en la infraestructura de TI o garantizar la continuidad de servicios críticos. No menos importante, el FM se enfrenta al reto de respetar los criterios medioambientales, sociales y de gobernanza (ESG) en sus actividades, incluyendo los procesos de compras y la selección y homologación de proveedores.
Más tecnología, mayor eficiencia
Frente a los procedimientos tradicionales, la tecnología permite a las organizaciones centrarse en una mejor atención a sus clientes y retener el talento interno, eliminando tareas manuales y agilizando los procesos de las empresas. En concreto, el FM ha seguido evolucionando hacia la adopción de sistemas avanzados, como la Inteligencia Artificial (IA), herramienta clave para automatizar tareas repetitivas, mejorar la toma de decisiones, prever necesidades y optimizar el uso de los recursos.
Según ISS, líder en servicios integrados, el FM está viviendo una nueva era formada por productos y servicios impulsados por la IA que transformarán la forma de afrontar los retos del futuro. Esta etapa se basa en una serie de ejes, principalmente: sostenibilidad; crecimiento organizativo en espacios ergonómicos; e integración de servicios flexibles e interconectados que responden tanto a los requisitos de las empresas como a las necesidades de las personas.
Al igual que en el resto de sectores, los profesionales del FM deben liberarse de procedimientos manuales en los que se invierte demasiado tiempo y dinero. La automatización de ciertas operaciones, como por ejemplo la gestión de compras con IA integrada, permite anticiparse a problemas potenciales, mejorando la gestión de las instalaciones y reduciendo costes operativos. Esta capacidad transforma los edificios en sistemas vivos que se adaptan a las necesidades reales de quienes los usan.
Además, permite el acceso a una amplia red de proveedores para formar una cadena de suministro diversa, ética y respetuosa. Necesitamos asegurarnos de seleccionar a los proveedores de manera estratégica y centrarnos en la eficiencia operativa a largo plazo. La digitalización facilita la colaboración en tiempo real con esos proveedores para aumentar la transparencia y la resiliencia, disminuir el riesgo y garantizar la continuidad del suministro.
La IA genera datos y conocimientos para facilitar la toma de decisiones. Pero además logra que las empresas ahorren tiempo y eliminen tareas repetitivas y burocráticas: en el capítulo de compras, si antes dedicábamos un gran esfuerzo para buscar la mejor alternativa de producto o servicio, ahora nos encaminamos de manera irremisible a una experiencia guiada. Entre otros beneficios, el asistente de compra personalizable dirige rápidamente a los usuarios a las opciones preferidas de la organización.
Nos encontramos en una fase en la que los avances de IA acelerarán aún más la automatización, optimizarán la utilización de recursos e impulsarán la productividad en la gestión de instalaciones. Y llegaremos a tiempo no solo de presenciarlos sino también de participar en esa transformación esencial del modelo de trabajar, de comprar, de vivir.
Tenemos ante nosotros, por tanto, un escenario que, si bien es optimista en cuanto a la evolución económica de la actividad del FM, las nuevas tecnologías, entre ellas la IA, son buenas compañeras en su camino hacia el objetivo de lograr la máxima eficiencia.
Carlos Tur, country manager de JAGGAER para España y Portugal