El rol del Facility Management ha evolucionado enormemente en los últimos años, desde una perspectiva meramente operativa o táctica a tener un enfoque estratégico, fundamental en las organizaciones.Este papel del FM cobra especial relevancia al hablar de cumplimiento normativo, aspecto muy vinculado a la gobernanza. Asegurar esta obligación resulta esencial por varios motivos, ya que afecta a la continuidad del negocio y de las operaciones, a la seguridad de las personas, al riesgo reputacional y a la protección patrimonial.
Esta tarea no resulta trivial, en un contexto de exposición a múltiples entes normativos (municipales, autonómicos, nacionales, sectoriales, etc..), que, además, van evolucionando constantemente y en el que, en ocasiones, se solapan diversas normas sobre el mismo tema desde diferentes ópticas.
También el rango de temas sobre los que hay que asegurar el cumplimiento resulta cada vez más amplio. Por citar sólo alguno de los más habituales, hablamos de prevención de riesgos laborales, instalaciones (ej. aparatos elevadores, climatización, electricidad, protección contra incendios, equipos industriales, etc..), energía, residuos, agua, descarbonización, accesibilidad, movilidad sostenible o diversidad, a los que se suma la legislación sobre ESG y reporting, que está adquiriendo especial relevancia en los últimos años.
Para afrontar con éxito esta misión resulta fundamental contar con una estrategia enfocada al cumplimiento, dotada de los recursos humanos y técnicos adecuados, en la que es imprescindible la colaboración cruzada de distintos departamentos (Facility Management, Legal y RRHH, entre otros).
Esta estrategia debe estar adaptada a la complejidad de la organización (con cuántos inmuebles cuenta, si son de la misma o diferentes tipologías, si están o no dispersos geográficamente, si realiza alguna actividad crítica o peligrosa o no, etc.). Mientras que, en organizaciones pequeñas y sencillas, puede resultar suficiente un control con herramientas básicas, responsable único y un nivel de automatización bajo, a medida que la organización crece en número, complejidad, riesgo o dispersión de inmuebles, empiezan a ser necesarios equipos interdisciplinares, herramientas más potentes y procesos más automatizados.
El siguiente paso es dotarla de los procesos adecuados de control para asegurar el cumplimiento, tales como revisión periódica de las instalaciones, control documental de las evidencias de cumplimiento, auditorías internas y externas o procesos de certificación. Nuevamente estos procesos deben ser adaptados específicamente a la complejidad de la organización descrita anteriormente.
Merece la pena destacar la importancia de la formación en este sentido, tanto para estar actualizados sobre las evoluciones normativas, como mediante la formación inicial en el onboarding y periódicamente de refresco, para asegurar que todos los equipos conocen y aplican correctamente los procesos encaminados a asegurar el cumplimiento normativo.
La Tecnología se ha erigido como un recurso muy valioso para asegurar este cumplimiento. Herramientas como los GMAOs (Gestión del Mantenimiento Asistido por Ordenador), los CAFM Computer-Aided Facility Management) con módulo de compliance, o las plataformas que permiten llevar digitalizado el Libro del Edificio son un recurso de monitorización y control de gran utilidad para evidenciar y seguir toda la normativa que resulta de aplicación en un inmueble portafolio de una organización, facilitando la trazabilidad en procesos de auditoría o certificación.
La Inteligencia Artificial y el IoT tampoco se han quedado fuera de este campo. Su aplicación permite anticiparse a incumplimientos normativos almacenando evidencias de control automáticamente en la nube, generar alertas tempranas que permiten priorizar el mantenimiento antes de que se produzca algún incumplimiento y preparar informes automáticos que se puedan utilizar después en procesos de certificación o auditoría.
Otro aliado que merece la pena considerar son las certificaciones, estándares y las normas relacionadas con los Inmuebles y con los procesos. Estas certificaciones son estándares de terceros voluntarios que distinguen buenas prácticas en la materia que certifiquen. En muchas ocasiones funcionan bajo un esquema de mejora continua, según el cual la certificación o norma, una vez obtenida, se tiene que ir renovando periódicamente mediante nuevas auditorías, y además el estándar de referencia se va actualizando periódicamente, lo que obliga a la organización a seguir mejorando para mantener la certificación vigente. En ocasiones funcionan bajo un sistema de créditos, puntos o estrellas, de modo que permite evidenciar fácilmente la progresión y poder comparar distintos inmuebles o portafolios entre sí en función del nivel alcanzado.
Además, en muchos casos, la Legislación se apoya o referencia en estas normas o certificaciones de terceros, de modo que, contar con una certificación, ayuda la organización a estar más cerca de ese cumplimiento de la normativa de aplicación, aunque no lo asegura por defecto.
Y, por último, estos estándares o sellos actúan como un elemento de visibilidad objetiva para poner en valor los inmuebles o procesos de la organización ante terceros, yendo más allá del mero cumplimiento normativo.
Como conclusión del artículo, se ha expuesto como el Facility Management se ha consolidado como un eje estratégico para garantizar el cumplimiento normativo, la continuidad operativa y la seguridad en las organizaciones. Su éxito requiere una estrategia integral, colaboración interdepartamental, procesos de control adaptados, formación continua y apoyo tecnológico, pudiendo apoyarse en certificaciones y estándares que aporten trazabilidad, mejora continua y valor reputacional a la organización..
Guillermo Montis Senante. Director de Operaciones en Universidad Europea. Vicepresidente de IFMA España