En el ámbito del facility management, el acceso rápido y sencillo a la información es esencial. Se estima que dedicamos más del 30% de nuestra jornada laboral a buscar información, lo que genera tiempos muertos, retrabajos y errores, muchas veces invisibles, derivados de una gestión inadecuada. La clave para evitar estos inconvenientes está en capturar, organizar, compartir y reutilizar el conocimiento para mejorar la eficiencia operativa y la toma de decisiones.
En la actual era digital del conocimiento, la gestión documental inteligente es el componente principal que permite capturar, organizar, automatizar, analizar, preservar y distribuir contenido, datos y documentos relevantes vinculados a los procesos empresariales. Esto se logra mediante soluciones de gestión documental avanzadas, potenciadas por inteligencias artificiales integradas de forma ágil y eficiente con los sistemas corporativos.
El reto documental en facility management
Los profesionales de facility management se enfrentan a múltiples retos relacionados con la documentación:
- Crecimiento exponencial de la documentación: la expansión del negocio genera un aumento exponencial descontrolado y descentralizado de documentos procedentes de múltiples fuentes de información y en formatos diversos, tanto en papel, como documentos electrónicos (correos, hojas de cálculo, archivos PDFs, etc.) almacenados en silos desconectados, que dificultan el acceso e incrementan los tiempos de búsqueda.
- Falta de control de acceso seguro: es imprescindible garantizar un acceso ágil y seguro a los contenidos. Sin una gestión adecuada de permisos, se compromete la confidencialidad y disponibilidad de la información.
- Garantizar el cumplimiento normativo: es preciso asegurar su conservación a largo plazo y el cumplimiento de normativas como la ISO 41001.
- Desactualización documental: los cambios, actualizaciones y revisiones no siempre se reflejan en la documentación, generando discrepancias entre lo registrado y la realidad operativa, lo que incrementa el riesgo de errores.
- Falta de transmisión adecuada de conocimiento: la rotación de personal sin una adecuada transferencia de información puede derivar en la pérdida de conocimiento crítico.
- Falta de integración con plataformas clave: la desconexión entre la documentación y sistemas como CAFM (computer-aided facility management) o BIM (building information modeling) impide automatizar procesos, vincular documentos a activos o generar informes dinámicos.
De la gestión documental tradicional a la inteligencia documental
Las plataformas tradicionales de gestión documental (enterprise content management) se centraban en almacenar y organizar archivos, con procesos de recuperación lentos y dependientes de metadatos o conocimientos previos del sistema.
Hoy, la incorporación de la inteligencia artificial ha transformado este paradigma. Los intelligent content management permiten interactuar con el contenido de los documentos de forma conversacional, natural e inteligente, automatizando tareas como la clasificación y catalogación de documentos. Esto no solo mejora la eficiencia, sino que democratiza el acceso al conocimiento dentro de la organización.
Gobernanza y estrategia documental: una ventaja competitiva real
Es fundamental establecer un modelo de gobernanza de la documentación que defina políticas, procedimientos, roles y responsabilidades, que permita identificar y empoderar a los responsables con el fin de asegurar que se actualiza la documentación tras cada intervención, y que pueda garantizar que el conocimiento se mantiene actualizado y accesible.
José Manuel Páez, director del Curso de Experto Profesional en Facility Management (UNED, 2024), considera la gestión documental “una herramienta clave para garantizar la trazabilidad, el cumplimiento normativo y la eficiencia operativa en el facility management. Sin una documentación bien estructurada, la toma de decisiones se vuelve ineficiente y arriesgada”.
La gestión documental ha dejado de ser un proceso administrativo secundario para convertirse en un pilar estratégico de la gestión del conocimiento en el contexto del facility management. En un entorno de instalaciones cada vez más complejas y regulaciones más estrictas, adoptar un enfoque digital, integrado y proactivo no solo reduce costes ocultos, sino que también:
- Mejora la eficiencia operativa.
- Asegura el cumplimiento normativo.
- Refuerza la seguridad y continuidad del negocio.
El futuro del facility management pasa por una gestión documental inteligente, digital y accesible, capaz de adaptarse a los desafíos actuales y de aprovechar las oportunidades de la transformación tecnológica.
Cristina López González. Responsable de la práctica de Gestión Documental de Minsait (Indra Group).
