Llegas temprano buscando un puesto con luz natural, pero parece que hoy todos vinieron en coche. Tras una búsqueda interminable, aparcas. Ya en la oficina, todos los asientos están ocupados
por compañeros o chaquetas huérfanas de ocupantes que no aparecen en toda la jornada. A la hora de la reunión, salas vacías con reservas fantasma, otras ocupadas y la única libre parece un congelador. Resultado: Productividad 0 – Frustración 10
Quizás, la historia anterior te parezca exagerada, pero lo cierto es que un workplace flexible necesita una gestión eficiente para evitar el caos, mejorar la productividad y optimizar los recursos, a la vez que se reducen los costes operativos. Y ¿quieres saber algo más? ¡la tecnología es clave para conseguirlo!
Te contamos cómo lo ha logrado Visesa gracias a FAMA y su plataforma tecnológica para la reserva centralizada y optimización de recursos, convirtiéndose en un referente de innovación y tecnología en la Administración Pública en cuanto a optimización de recursos y activos a disposición de sus personas trabajadoras.
Vivienda y Suelo de Euskadi, S.A. (Visesa) es la sociedad pública del Gobierno Vasco para la promoción de vivienda de protección pública en régimen de alquiler protegido y acciones de rehabilitación y renovación, que contribuye al acceso a una vivienda digna para quiénes la necesitan.
Fruto de las nuevas formas de trabajo y el avance de las nuevas tecnologías, Visesa decidió automatizar los procesos de reserva de recursos, empezando por puestos de trabajo, salas de reunión y vehículos.
El reto de FAMA
Poner a disposición de Visesa una web app y un portal que permitan a las personas trabajadoras reservar fácilmente puestos de trabajo, salas de reuniones, vehículos y plazas de parking, con posibilidad de añadir otros recursos en el futuro.
La solución debía cumplir requisitos clave, como:
- Integración con ADFS y calendario de Outlook.
- Visualización y ubicación intuitiva de los recursos sobre plano.
- Configuración flexible de criterios de reserva (permisos, plazos, aprobación…)
- Acceso a las reservas por personas sin móvil corporativo a través de portal web.
- Informes de actividad.
- Personalización de imagen corporativa.
Solución
Para responder a las necesidades de Visesa, se implantó la herramienta FAMA Reserva de Recursos, en su modalidad cloud de Software as a Service, desarrollada en última tecnología web app basada en Flutter y con todas las medidas de seguridad, como Firewall Fortigate de última generación, así como comunicaciones cifradas https, cifrado de la información y gestión de parches y vulnerabilidades.
Con todo ello, Visesa ha logrado:
- Procesos más simples y mayor productividad: Los empleados pueden gestionar reservas de forma rápida y sencilla desde cualquier lugar, optimizando su tiempo y mejorando su experiencia.
- Gestión de costes detallada: Posibilidad de asignar costes a cada reserva, facilitando el control del presupuesto y el uso eficiente de los recursos.
- Check-in/check-out con código QR: Acceso ágil y sin contacto mediante escaneo de QR, mejorando la seguridad y el registro de asistencia.
- Reglas de gestión personalizadas: Los gestores pueden definir qué espacios y recursos están disponibles para cada tipo de usuario según sus necesidades.
- Uso simultáneo entre departamentos o empresas: Cada equipo accede solo a los recursos que tiene asignados, permitiendo una gestión compartida de espacios de forma eficiente.
Roberto Ibarzabal, Responsable de Servicios Generales de Visesa
«Con la herramienta de FAMA hemos conseguido el plus más que necesitábamos de lo que sería una simple reserva de recursos: que sea intuitiva de cara al usuario, que complemente todas las necesidades que puedan surgir y que, a su vez, aprovechando la tecnología, nosotros podamos obtener y exportar datos, tener en todo momento mayor control sobre cada uno de los elementos y sobre la eficiencia de todos los recursos, sean vehículos, salas o cualquier otro elemento que se ha puesto a disposición de nuestros usuarios a través del aplicativo de FAMA». Vídeo testimonial del proyecto
