Con el regreso de las vacaciones de verano, llega el momento de afrontar nuevos retos en múltiples ámbitos de la empresa. Uno de ellos, a menudo olvidado pero clave para la continuidad operativa, es el mantenimiento. Esta vuelta a la oficina puede poner a prueba la fiabilidad de los sistemas y, además, coincide con el último trimestre del año: periodo estratégico para planificar las inversiones del próximo ejercicio, controlar los costes y revisar o renovar los contratos de mantenimiento. En este contexto, la digitalización del mantenimiento se presenta como una herramienta fundamental para afrontar estos retos. En , llevamos años aplicando los principios Lean al Facility Management, lo que nos ha permitido maximizar el valor generado y minimizar los desperdicios, tanto de recursos como de tiempo, para nuestro equipo y colaboradores.
¿Por qué aplicar Lean al Facility Management?
La metodología Lean se basa en una premisa simple pero poderosa: eliminar todo lo que no aporta valor, estandarizar procesos, fomentar la mejora continua y tomar decisiones basadas en datos objetivos. En entornos de oficinas e instalaciones industriales, el mantenimiento eficiente suele ser invisible… hasta que algo falla. En ese momento toca intervenir de forma reactiva para apagar el fuego. Sin embargo, al aplicar Lean al FM, el mantenimiento evoluciona hacia un rol estratégico en la gestión del ciclo de vida de los activos.
El punto de partido: de lo analógico a lo digital
Cuando en ASPOR Engineering iniciamos la transición hacia el Lean Maintenance Digital, partíamos de una gestión mixta – correctiva y preventiva – pero con medios analógicos: hojas de Excel, llamadas telefónicas y procedimientos no estandarizados.Para transformar este escenario, decidimos implementar la herramienta Maximo de IBM como plataforma centralizada para gestionar, planificar y monitorizar el mantenimiento. Nuestros objetivos eran claros: estructurar los procesos, obtener datos fiables y eliminar ineficiencias en el flujo operativo. Nuestra ideal: reducir al mínimo las acciones correctivas y optimizar costes al máximo.
Lean en la práctica: cómo lo aplicamos la metodología en ASPOR
Cada principio Lean se traduce en acciones prácticas dentro de nuestra operativa, apoyadas por las funcionalidades de Maximo de IBM. Algunos ejemplos:
Para conseguir la estandarización de procesos hemos llevado a cabo una codificación homogénea de activos, tipos de tarea, y SLAs (Acuerdos Nivel de Servicio) definidos por tipo de intervención.
Otra de las máximas de la metodología Lean es el Visual Stream Mapping (VSM), representaciones del mapa de flujo de valor para identificar, analizar y mejorar los procesos, identificar los desperdicios y las oportunidades de mejora para poder optimizar la eficiencia, y así lo hacemos en ASPOR. También aplicamos la optimización de la gestión del mantenimiento con Maximo a través de las iteraciones respondiendo al principio Lean Scrum.
La metodología Lean incluye la eliminación de desperdicios, la mejora continua (Kaizen) y la visualización de flujo (Kanban) entre sus principios y en ASPOR, cumplimos con una reducción de tiempos muertos gracias a la asignación automática de tareas y visibilidad en tiempo real, un análisis periódico de órdenes de trabajo históricas para ajustar la frecuencia del mantenimiento preventivo y tableros de control para seguimiento de tareas, tareas pendientes y tareas críticas.
Además, realizamos inspecciones de campo que se registran directamente desde una app móvil con fotos, geolocalización y comentarios (Gemba digital).
Resultados observados
Gracias a la integración de los principios Lean y el uso de Maximo, hemos logrado:
- Reducir el tiempo medio de resolución de incidencias (MTTR).
- Aumentar la trazabilidad de todas las intervenciones: quién, cuándo y con qué resultado.
- Tomar decisiones basada en datos objetivos, allanando el camino hacia un mantenimiento basado en condición.
- Mejorar la percepción del servicio por parte de los clientes: mayor transparencia, control y agilidad.
Conclusión: Lean + digitalización, binomio calve para el FM moderno
La combinación de metodología Lean y digitalización representa una fórmula eficaz para transformar el mantenimiento en una función estratégica. En ASPOR Engineering hemos logrado convertir esta filosofía en una práctica real y medible, ofreciendo a nuestros clientes un servicio de mantenimiento más ágil, proactivo y centrado en el usuario. La vuelta al trabajo tras el verano no debe limitarse a reactivar sistemas: es la oportunidad perfecta para reinventar el mantenimiento como una palanca de valor en el Facility Management.
Pablo Reig. Development Manager
