- IFMA España celebra en Madrid la jornada “La Gestión del Cambio y el Facility Management: las claves para evolucionar”, con la participación de cinco especialistas en la materia.
- El Facility Manager debe formar parte de cualquier proceso de transformación, pues este involucra áreas bien conocidas, como la planificación, la implementación y el seguimiento de estrategias para facilitar la adaptación a los nuevos espacios de trabajo.
- El propósito del cambio, el papel del líder y la escucha activa a los stakeholders, claves del éxito.
IFMA España, capítulo español de la International Facility Management Association, ha celebrado la creación de su nueva Comisión de Gestión del Cambio con la realización del evento “La Gestión del Cambio y el Facility Management: las claves para evolucionar”.
Un encuentro en el que han tomado parte cinco auténticas expertas en el tema, con valiosas reflexiones sobre este enfoque estructurado para guiar a las personas, equipos y organizaciones desde su estado actual a un futuro deseado. La gestión del cambio involucra áreas bien conocidas por el FM, como la planificación, la implementación y el seguimiento de estrategias para facilitar la adaptación y la aceptación de nuevos espacios de trabajo, procesos o tecnología –en una palabra, el workplace–, minimizando la resistencia y maximizando la eficacia de la transición.
Así, la primera reflexión de Marta Sevila, Sponsor de la Comisión de Gestión del Cambio de IFMA España, antes de pasar a presentar a las invitadas al encuentro, es precisamente que la gestión del cambio en el ámbito del FM y el workplace es clave para adaptar y optimizar los espacios de trabajo a las necesidades y demandas de los empleados y las organizaciones, favoreciendo la productividad y el bienestar de los equipos. “El papel del Facility Manager, como gestor del cambio, es fundamental para identificar áreas de mejora, planificar y ejecutar estrategias de transformación, y medir el impacto real de los cambios efectuados”.
La introducción de Marta Sevila fue hilando cómo había ido entrando en contacto con todas y cada una de las ponentes del acto. Y continuando después por las presentes: Amanda Palazón, CEO & Founder del Grupo IMm y creadora del Instituto y del Observatorio de GC en Positivo; Raquel Guijarro, Head of Workplace Strategy Spain de JLL España; Clara Martín, Workplace Transformation Change Manager de Steelcase; y Ana Gorriti, Standard Lead DEI y WP Director de JLL España.
Durante el acto, fueron intercambiándose la palabra entre ellas, a través de sucesivas preguntas formuladas por la ponente anterior, para aportar a la audiencia la mayor cantidad posible de aspectos necesario para conocer, desde dentro, la de la inseparable relación entre la gestión del cambio y el Facility Management. Comenzando por la propia Marta Sevilla, que lanzó a Amanda Palazón el desafío de explicar por qué es tan importante la gestión del cambio. “La respuesta es sencilla: porque esto va de personas, no de tecnología, y es preciso gestionar las emociones que genera todo cambio”. A lo que añadió que “aunque el término gestión del cambio está en todos los discursos, cuando llega la hora de aprobar presupuestos la cosa cambia…”.
Diagnóstico previo: imprescindible para el éxito del proceso
La CEO & Founder del Grupo IMm y creadora del Instituto y del Observatorio de GC en Positivo compartió con los asistentes las tres claves que no pueden faltar en cualquier proceso de estas características: “En primer lugar, un diagnóstico previo que estudie a fondo el propósito y el liderazgo detrás del cambio; en segundo, contar con todas las personas, y no solo la dirección, sino también mandos intermedios y población, entendida como tal las personas que van a ser protagonistas del workspace; y en tercero, un seguimiento para consolidar el cambio, porque del dicho al hecho puede ser necesaria alguna actividad de refuerzo”.
Antes de su intervención, a Raquel Guijarro se la definió como “Change Manager de corazón”, por su visión que contempla, de forma inseparable, la gestión del cambio y el workspace. “Es que nunca se trata solo de un cambio de espacio de trabajo. Las empresas aprovechan siempre para llevar a cabo, al mismo tiempo, un paso más en su digitalización, en su horizontalidad…; vamos, un mindset que nunca viene solo”. La pregunta para la Head of Workplace Strategy Spain de JLL España fue cómo crear un verdadero equipo que se ocupe de la gestión de cambio. “A menudo no se le da la importancia que merece al capital humano, y se precisa un sponsor, que mantenga una visión del cambio desde la dirección. Lo mismo que embajadores o influencers, que no siempre son mánager, sino transmisores con un predicamento que les permite permear toda la organización, y que facilitan ese feedback imprescindible para saber si todo va bien”.
Y finalmente, según Raquel Guijarro, los distintos colectivos a quienes afecta el cambio, y a los que es necesario identificar, “Ahí radica la verdadera profesionalidad del Change Manager, pues no se trata sencillamente de informar sobre el cambio que va a tener lugar, sino ser un apoyo e incluso, cuando sea necesario, liderar el proceso”.
Llegó el turno de Clara Martín a la que se pidió que, basándose en la experiencia de cliente acumulada a lo largo de estos últimos años, compartiese tres consejos para cualquier Facility Manager que haya de enfrentarse a la transformación. Esta experta mencionó en primer lugar el “no perder el foco del porqué del proyecto de cambio, y transmitir en todo momento que el futuro va a ser mejor”. En segundo lugar, “hacer visible constantemente el patrocinio del líder, para dar más fuerza al proceso”. Y como tercera recomendación, “dar participación, con una hoja de ruta estudiada, a diferentes participantes, buscando aliados siempre que sea posible”.
La Workplace Transformation Change Manager de Steelcase añadió, como advertencia genérica, que no se olvide nunca que la gestión del cambio “no es algo abstracto, sino muy concreto y por eso no debe olvidarse nunca su faceta emocional. Ser proactivos, gestionando los riesgos que van surgiendo en el proceso”.
Un millón de metros cuadrados de nuevas oficinas
Presentar a Ana Gorriti, como experta en gestión del cambio, no resultó complicado a la vista de sus méritos acumulados, con proyectos llevados a cabo en 35 países y un millón de metros cuadrados de nuevas oficinas gestionadas en el trayecto, a pesar de su juventud. Su verdadera especialidad es la diversidad, la equidad y la inclusión, y por tanto fue la encargada de explicar qué vínculos existen entre estas y la gestión del cambio. “A mi modo de ver hay al menos tres: empezando porque es en realidad un asunto de personas y el foco ha de ponerse en estas, ya que cada una tiene sus peculiaridades. Pero, además, es clave tener una visión estratégica que, sin perder de vista algunas iniciativas individuales, las englobe en una visión holística del proceso. Y, por último, tener muy en cuenta que la fuerza laboral está madurando, y que se calcula que, para el año 2050, habrá ya un 25% de mayores de 55 años que tienen sus necesidades”.
La diversidad, la equidad y la inclusión son una demanda social, “y a las nuevas generaciones ya no les interesa solo saber dónde van a trabajar, sino cómo van a hacerlo, con quién van a compartir sus jornadas laborales…”, explicó la Standard Lead DEI y WP Director de JLL España, antes de ser preguntada sobre cómo creía que el impacto de estas tres políticas van a afectar al futuro del Facility Management. “El objetivo es conseguir que ese anhelo de las personas de ser felices se cumpla lo más posible en el workplace. Porque eso va a incrementar su productividad, que es lo que buscan las empresas. No es posible atender todas y cada una de las necesidades individuales, pero sí conseguir que las personas se sientan atendidas, y mejorar así su sentimiento de pertenencia, con el consiguiente impacto en los resultados de la compañía”.
El resumen de lo expuesto corrió nuevamente a cargo de Marta Sevila, que apuntó, en pinceladas, las más relevantes. “He escuchado de todas las ponentes el propósito, como clave de la gestión del cambio. Y me quedo también con lo importantes que son los cambios en el especio de trabajo para impulsar otras estrategias”. De igual modo, la Sponsor de la Comisión de Gestión del Cambio de IFMA España señaló la importancia de contar con todos los stakeholders involucrados en el proceso, siempre con un sponsor, un líder que apoye y colabore en la gestión del cambio”.
Otra de las conclusiones recogidas fue que somos mejores en cuanto estamos motivados y entendemos el propósito del cambio llevado a cabo, “de ahí que el Facility Manager que aborda la gestión del cambio debe saber escuchar a los responsables de RRHH, porque son quienes conocen a las personas que componen su organización; a los CEO, porque deben liderar los proyectos; a los directores financieros, que controlan la financiación de los mismos… y llevar con cada uno de ellos una comunicación en su idioma, convirtiéndose así en todo un políglota”, concluyó, no sin antes invitar a cualquier persona afiliada de IFMA España a formar parte de la Comisión de Gestión del Cambio para aportar su visión.
Interesante turno de ruegos y preguntas
El turno de preguntas estuvo igualmente interesante, destacando dos de ellas. La de una participante que quiso saber de boca de Ana Gorriti, si no es cierto, como parece, que muchas empresas solo abordan la diversidad, la equidad y la inclusión para cumplir el cupo, sin importarles realmente lo importante que es el fondo de la cuestión. A lo que la Standard Lead DEI y WP Director de JLL España no tardó en aportar que es una lástima “que se pierda la oportunidad de crear verdadero impacto. Aunque son pasos adelante, y eso es siempre positivo”.
Por su parte, Amanda Palazón fue interpelada sobre qué debe hacerse cuando en la organización en la que se implementa un cambio hay personas que no creen en él y lo boicotean, siquiera de palabra. Y la CEO & Founder del Grupo IMm y creadora del Instituto y del Observatorio de GC en Positivo fue clara al respecto: “Tomarse un café con ellos, o dos si es necesario, y charlar, porque no siempre son quejas inútiles, sino que a veces hay cuestiones relevantes que deben ser escuchadas. Y porque no siempre hablan en su nombre, sino que a veces representan el sentir de una mayoría”.
Palabras con las que Marta Sevila no pudo estar más de acuerdo, al afirmar que “hay saboteadores abiertos, y saboteadores ocultos, y ya que los primeros se dan a conocer siempre es bueno tener la oportunidad de ganárnoslos para la causa”, antes de cerrar el acto. No sin antes emplazar a todos para el siguiente evento de IFMA España, en Barcelona el próximo martes 2 de julio (“Facility Management y Talento: el binomio perfecto”).