- Mediante el informe Workshop: Gestión de flotas. Todo va sobre ruedas. Informe de conclusiones IFMA España identifica la digitalización, la calidad del dato, la electrificación, la complejidad operativa y la gestión transversal como algunos de los principales desafíos para una función cada vez más relevante dentro de las organizaciones.
- Almudena García, Sponsor Comisión Sostenibilidad IFMA España; “el Facility Manager está llamado a convertirse en una figura clave para afrontar los desafíos que marcarán el futuro de la movilidad corporativa. Gestionar una flota hoy significa gestionar datos, eficiencia, sostenibilidad y personas”, afirma Almudena García,
IFMA España, capítulo español de la International Facility Management Association, ha publicado el informe “Workshop: Gestión de flotas. Todo va sobre ruedas. Informe de conclusiones”, un documento que analiza los principales retos, tendencias y oportunidades que están transformando la gestión de flotas corporativas en España. El informe confirma que la gestión de flotas ha dejado de ser una actividad meramente administrativa para convertirse en una función estratégica dentro de las organizaciones. En un contexto marcado por más de un millón de vehículos en renting operando en España, la presión por reducir emisiones, mejorar la eficiencia operativa y controlar los costes sitúa a las flotas corporativas en el centro de decisiones que afectan a la sostenibilidad, la experiencia del empleado, la seguridad y la reputación corporativa. El trabajo es fruto de un workshop que IFMA España celebro el pasado abril reunilendo en la sede de su patrocinador Plata Serveo a cerca de 20 expertos del FM y la gestión de flotas
Una de las principales conclusiones es la creciente complejidad de la gestión de flotas. Actualmente, esta función abarca mucho más que la contratación de vehículos, incluyendo la gestión de mantenimiento, seguros, documentación, incidencias, facturación, imputación de costes, usuarios y consumos. Los participantes coinciden en que la carga administrativa ha aumentado significativamente en los últimos años, mientras que los recursos disponibles para gestionarla no siempre han crecido al mismo ritmo.El informe también señala que el gran reto ya no es disponer de más tecnología, sino lograr que las distintas herramientas y plataformas estén conectadas entre sí. Muchas organizaciones siguen trabajando con múltiples proveedores y sistemas de información que generan datos valiosos, pero poco integrados. Como consecuencia, persisten procesos manuales, duplicidades y dificultades para disponer de una visión global y actualizada de la flota.
La calidad del dato, fundamental
Por ello, la calidad del dato se perfila como uno de los factores más determinantes para el futuro de la gestión de flotas. Contar con información fiable sobre costes, emisiones, kilometraje, utilización de los vehículos o asignaciones permitirá tomar decisiones más eficientes, sostenibles y alineadas con los objetivos corporativos.La sostenibilidad ocupa un lugar central en el análisis. Las empresas reconocen que la electrificación seguirá avanzando impulsada por la regulación, los compromisos ESG y los planes de descarbonización corporativa. Sin embargo, el informe advierte de que la transición energética debe abordarse con criterios realistas y adaptados a las necesidades de cada organización.
La viabilidad de incorporar vehículos eléctricos o híbridos depende de factores como los patrones de uso, la disponibilidad de infraestructura de recarga, la dispersión geográfica de la actividad y las necesidades operativas de cada empresa. En consecuencia, electrificar una flota no consiste únicamente en sustituir vehículos, sino en transformar procesos, infraestructuras y formas de trabajo. El documento también destaca el papel fundamental de las personas. El comportamiento de los usuarios tiene un impacto directo en la eficiencia de la flota, desde la correcta utilización de los vehículos hasta la gestión de incidencias, mantenimientos o recargas. Por ello, se considera prioritario reforzar la formación, la comunicación interna y la autonomía de los empleados para mejorar el funcionamiento de las operaciones y reducir cargas innecesarias sobre los equipos de gestión.
Transversalidad e integración en la gestión de flotas
Otra de las conclusiones más relevantes es que la gestión de flotas se ha convertido en una actividad claramente transversal. Áreas como Compras, Finanzas, Recursos Humanos, Operaciones, Tecnología, Sostenibilidad, Legal o Compliance participan cada vez más en las decisiones relacionadas con la movilidad corporativa. Esta realidad exige una coordinación eficaz y políticas claras que permitan equilibrar objetivos económicos, operativos, ambientales y de experiencia de usuario. En este contexto, IFMA España destaca el papel creciente del Facility Manager. Según Almudena García, vocal de la Junta Directiva y sponsor de la Comisión de Sostenibilidad de IFMA España, «la gestión de flotas requiere una visión global que conecte operaciones, sostenibilidad, tecnología, compras, recursos humanos y experiencia de usuario, lo que convierte al Facility Manager en una figura especialmente preparada para liderar esta transformación».
“Este informe es un ejemplo del valor que IFMA España aporta a los profesionales: convertir la experiencia y el conocimiento compartido de la comunidad en herramientas útiles para afrontar los retos del Facility Management. Nuestro objetivo es seguir impulsando espacios de encuentro que permitan identificar tendencias, compartir buenas prácticas y contribuir a la profesionalización del sector”, afirma Rubén Hernández, gerente de IFMA España.
Además de estos desafíos, el informe identifica otras tendencias que marcarán la evolución del sector, como el predominio de los modelos de gestión interna frente a la externalización completa, la creciente importancia de las licitaciones y la relación con proveedores, la aparición de nuevas soluciones de movilidad corporativa como el car sharing o los vehículos pool, y la necesidad de avanzar hacia modelos de gobernanza apoyados en datos fiables y procesos coordinados. En conjunto, el documento dibuja una hoja de ruta para las organizaciones que buscan adaptarse a un entorno cada vez más complejo, regulado y exigente. La gestión de flotas se consolida como una función estratégica para impulsar la eficiencia operativa, la sostenibilidad y la movilidad corporativa del futuro, reforzando al mismo tiempo el papel del Facility Management como elemento integrador dentro de las organizaciones. Pueden descargar el informe completo en este link