- IFMA España ha presentado la guía «Cómo contratar servicios IT aplicados al FM», elaborada por su Comisión de Tecnología para ayudar a los profesionales que intervienen en la contratación de soluciones para edificios, instalaciones y espacios de trabajo
- La publicación reúne criterios sobre hardware, software, gestión del cambio, ciberseguridad e inteligencia artificial, con recomendaciones para evaluar proveedores y preparar requisitos de contratación.
Barcelona, 7 de octubre de 2026. Qué datos necesita una solución de inteligencia artificial orientada a la gestión de un activo inmobiliario, cómo se supervisan sus resultados y quién responde ante un error. Estas son algunas de las cuestiones que aborda la guía «Cómo contratar servicios IT aplicados al FM». Elaborada por la Comisión de Tecnología de IFMA España, la publicación ofrece criterios para evaluar soluciones y proveedores desde cinco ámbitos: hardware, software, gestión del cambio, ciberseguridad e inteligencia artificial.
La guía, presentada ayer en la Casa de la Llum de SIMON en Barcelona, se dirige a los profesionales de Facility Management, compras e IT que intervienen en la contratación de tecnología para edificios y espacios de trabajo. Propone valorar, junto al precio y las prestaciones, la integración, el mantenimiento, la seguridad y las necesidades de las personas que utilizarán los sistemas. La publicación nace, explica el texto, para acompañar a quienes se encuentran ante ese reto —el de contratar servicios de IT aplicados al facility management— y ofrecerles criterios claros para decidir con conocimiento y con visión de futuro..
Ángela García (IFMA España); Carmen Velasco (Columat); Juan Ignacio Herrero (RICOH); Cristina Lerma (RICOH); George Darlington (UBS) y Alfonso Díaz del Río (IFMA España) en la presentación ayer de la Guia en la Casa de la Llum de Simon.
Alfonso Díaz del Río, presidente de IFMA España, ofreció la bienvenida institucional. Agradeció a SIMON la cesión del espacio y a los autores su trabajo, y destacó la apuesta de la asociación por celebrar encuentros en toda España y compartir conocimiento práctico entre los profesionales del sector. En cuanto a la guía, el presidente de IFMA España remarcó que “la transformación digital, la convergencia entre software y hardware, la inteligencia artificial, la ciberseguridad, la automatización, la eficiencia energética, la sostenibilidad, la gestión del cambio y los nuevos modelos de workplace están redefiniendo de forma acelerada el papel del facility manager”
Ángela García Juste, sponsor de la Comisión de Tecnología, presentó la publicación. Durante su intervención expresó su “convencimiento personal de que si bien la decisión de la compra no corresponde solo al Facility Manager, pocos perfiles como este conocen las necesidades en tecnología de la empresa”. En su reflexión sobre la guía, García Juste reconoce que compras se fija en el precio como parte de su función, pero amplía el alcance de la decisión: “Un proyecto digital de facility management es mucho más que la simple adquisición de IT: es una decisión estratégica que afecta a procesos, a personas y, en el fondo, a la cultura de la organización”.
La presentación incluyó una mesa redonda interactiva moderada por García Juste, con Carmen Velasco (Columat), Juan Ignacio Herrero (RICOH), George Darlington (UBS) y Cristina Lerma (RICOH). Lerma participó en sustitución de la cuarta autora Glòria Ausió (RICOH), quien no pudo asistir. Los asistentes plantearon preguntas sobre contratación e implantación de tecnología aplicada al Facility Management.
Inteligencia artificial: capacidades reales y control de los resultados
George Darlington, Senior Facilities & Business Improvement Manager de UBS, firma los capítulos de inteligencia artificial y ciberseguridad de la guía. En el primero afirma: «La inteligencia artificial (IA) se posiciona como el mayor catalizador para la transformación del Facilty Management».
El capítulo distingue entre IA predictiva, generativa y agéntica, capaz de encadenar acciones, y aborda sus aplicaciones en mantenimiento, energía, espacios y seguimiento de compromisos de servicio. Propone contratar capacidades reales, formar a los equipos y exigir datos de calidad, supervisión humana y criterios para medir los resultados.
El capítulo propone que las actuaciones de la IA puedan conocerse, auditarse y revertirse, y que el contrato prevalezca sobre los mecanismos automatizados. Aplica estas salvaguardas también a la integración con blockchain, contratos inteligentes y contratos ricardianos para el seguimiento de acuerdos de nivel de servicio e indicadores.
La infraestructura de ‘hardware’: el ecosistema ciberfísico (FM + IT)
Carmen Velasco, Growth & Marketing Leader de Columat, sitúa el límite de la infraestructura física: “Poseer la mejor infraestructura física del mercado es solo la mitad del camino; es, en esencia, dotar al edificio de sentidos, pero no de consciencia”. Su capítulo explica que las señales de sensores y dispositivos deben conectarse, procesarse e interpretarse para facilitar decisiones y anticipar necesidades. Propone redes ciberseguras, equipos vinculados a objetivos medibles, API abiertas y documentadas, interoperabilidad y propiedad de los datos por parte del cliente. Durante la presentación, Velasco señaló también la necesidad de recoger los datos y detectar el problema antes de aplicar tecnología, para avanzar hacia «un edificio que entienda.
El ‘software’ redefine el nuevo ‘facility management’
El capítulo de software, de Juan Ignacio Herrero, Ingeniero de Telecomunicaciones RICOH España y Portugal propone coordinar salas, puestos, sensores, sistemas audiovisuales y plataformas para responder a la ocupación y a las necesidades de los usuarios. Su recuadro destacado resume el cambio: “Para los responsables de facility management, esta transformación supone evolucionar desde la gestión de infraestructuras hacia la administración inteligente de datos, operaciones y experiencia de usuario”.Entre sus propuestas figuran plataformas con herramientas visuales de bajo código y agentes de IA que permitan desarrollar automatizaciones y funcionalidades mediante lenguaje natural.
Gestión del cambio: las personas en el centro
Glòria Ausió, directora de Recursos Humanos de Ricoh España y Portugal, firma el capítulo de gestión del cambio: “La evolución hacia modelos híbridos ha cambiado radicalmente la relación entre los empleados y el espacio de trabajo”. El texto propone medir la transformación digital por su capacidad de mejorar la experiencia de las personas. Para facilitar la adopción, plantea combinar tecnología, espacios y personas, atender a la facilidad de uso y coordinar Facility Management, IT, Recursos Humanos y dirección. Esta idea fue explicada en la mesa redonda por Cristina Lerma (RICOH)
La importancia de la ciberseguridad: aspectos para tener en cuenta
En su segundo capítulo, George Darlington advierte: “La ciberseguridad ya no es un “extra” ni responsabilidad exclusiva del departamento de IT”. Propone incorporar requisitos de seguridad a los pliegos desde el diseño o la renovación: separación de redes, inventario de dispositivos, control del acceso remoto, gestión de vulnerabilidades y respuesta a incidentes. Recomienda documentar la configuración, prever mantenimiento y auditorías y mantener una supervisión activa, con personal especializado y formación continuada.