En un sector tan multidisciplinar como el del FM, la relación con la normativa va mucho más de la exigencia de actualización y adaptación para su total cumplimiento, si no que constituye todo un reto de coordinación y conjugación de directrices de múltiples niveles. Sostenibilidad, tecnología y, sobre todo, gestión de personas, forman un mix esencial con cada vez más peso.
Nueva normativa de elevadores, de protección de datos, de la salud, de sostenibilidad, de registro horario, de acoso… En un sector multidisciplinar como el Facility Management, en el que algo tan global como las tareas de mantenimiento es solo parte de la ecuación, la implementación y actualización normativa está a la orden del día, y obliga a un permanente esfuerzo.
Un ejemplo muy claro es la aprobación, el pasado año, de la nueva normativa para ascensores, ITC AEM 1, y en vigor desde julio de 2024. Esta norma, que afecta tanto a comunidades de vecinos como a edificios de trabajo y administración, ha supuesto un enorme trabajo de adaptación… y eso que solo es una pequeña parte del ámbito de actuación del FM. Y así podríamos hablar de la normativa contra la legionela, de fichaje laboral…
Amén de su cumplimiento, esto muestra la necesidad de concebir el FM como un elemento estratégico, mucho más allá de la prestación de determinados servicios. Es un director de orquesta en toda regla, lo que necesita una base legal eficaz y acorde con sus crecientes responsabilidad y multifunciones.
El apartado ISO
Las Normas ISO están destinadas a la optimización y rentabilización de tareas bajo los estándares internacionales más estrictos. Obligan a que los procesos estén bien definidos, y resulten claros, medibles y auditables. Esto origina un gran control operativo, que resulta vital para gestionar instalaciones cada vez más complejas. El nivel de estandarización que aportan las ISO es el base para digitalizar, automatizar e incrementar la eficiencia en cualquier operación del mundo del Facility Management.
Debido a su carácter multidisciplinar, este tipo de textos abundan, por cada una de sus vertientes operativas. Destaquemos la ISO 41001:2018, «Gestión de inmuebles y servicios de soporte. Sistemas de gestión. Requisitos con orientación para su uso». Es una de las principales, sobre todo por su alcance en las organizaciones, y que se materializa en una mejora de la experiencia de la plantilla, pues supone la creación de entornos de trabajo más sanos y seguros; la reducción del impacto de las distintas actividades económicas en el medio ambiente; y un incremento en la eficiencia de elementos propios del FM como el mantenimiento de instalaciones y la gestión de desperdicios.
Importancia de la figura
Su importancia reside en que su cumplimiento convierte al Facility Management en un elemento de habilitación clave, un generador de valor para las organizaciones, pues se erige en puente entre el bienestar de los recursos humanos y la consecución de logros por parte de las organizaciones.
Junto a la ISO41001:2018, totalmente relacionadas con ella, se encuentras normas como la ISO 41011:2017 de «Gestión de inmuebles y servicios de soporte. Vocabulario», que se centra en las definiciones. También la ISO 41012:2017, de «Gestión de inmuebles y servicios de soporte. Directrices para el aprovechamiento estratégico y la elaboración de acuerdos». O la ISO/TR 41013:2027, de «Gestión de inmuebles y servicios de soporte. Alcances conceptos clave y beneficios». Los casos son numerosos.
En definitiva, obtener distinciones ISO como las anteriores, es positivo, pero es mucho más. Supone, sobre todo de cara al cliente y al usuario, un compromiso con la calidad, la sostenibilidad y la seguridad. Esto comprueba que el mantenimiento de su lugar de trabajo o residencia se rige por los más altos estándares de calidad, lo que redunda en la sensación de seguridad. Para algunos analistas, esto eleva el estatus del colaborador, del prestador de servicio, a la altura de un aliado fundamental, especialmente en sectores en los que el FM resulta imprescindible para el buen funcionamiento de todo.
Por otra parte, la normativa ISO impone un tipo de actuación preventiva, no reactiva, lo que lleva al segundo punto: la mejora continua. El sistema, merced a la certificación, está permanentemente buscando maneras de optimizar los procedimientos y relaciones entre los distintos agentes del sistema. En definitiva, obliga, en un mercado más avanzado tecnológicamente y competitivo, a una incesante tarea de innovación y a una adaptación a, por ejemplo, las nuevas tecnologías. Del mismo modo, se erigen como retos la propia variabilidad de la regulación, siempre cambiando en algún área, y, sin ir más lejos, el mercado, en permanente ebullición.
Cada vez más, el FM tiende a convertirse en un gran director de orquesta en unas instalaciones complejas, interconectadas y en las que la persona siempre ha de estar en el centro.
Santiago Pérez
Director Nacional de Servicios de Mantenimiento.
