Cumplimiento normativo y seguridad de la información con la Plataforma GIO
Cuando visito algunas oficinas corporativas y observo cómo áreas como Recepción o Cartería siguen gestionando el registro de las llegadas de documentación y paquetería en una tabla de Excel sin ningún tipo de protección, y accesible a cualquier persona de la organización, o cuando imprimen dichas hojas para que posteriormente sean firmadas por el destinatario al realizar las entregas internas, recogiendo en el papel, no solo la firma, también muchos datos personales, hojas que posteriormente nadie sabe exactamente dónde acaban, sinceramente……… me llevo las manos a la cabeza.
Ese tipo de gestión no solo es ineficiente: es un riesgo directo para la seguridad de la información y el cumplimiento normativo. En un entorno donde los datos deben estar protegidos y donde la trazabilidad y la buena gobernanza del dato son exigencias mínimas, estas prácticas manuales y descontroladas son insostenibles.
La ineficiencia también se manifiesta cuando es necesario realizar un envío. En muchos casos, los procedimientos no están bien estructurados y el usuario termina realizando la solicitud por correo o rellenando un formulario, para que otra persona de la organización solicite el servicio al proveedor. Esto genera un proceso largo, tedioso y propenso a errores.
Es aquí cuando, herramientas como la Plataforma GIO de The Mail Company marcan la diferencia.
Alcance funcional de la Plataforma GIO: toda la logística corporativa centralizada y mucho más
Plataforma GIO. Software de última generación, en el que todos los procesos están automatizados. Incluye IA y un Asistente Virtual entre sus funcionalidades. Certificado en ISO 27001, GIO va mucho más allá de digitalizar procesos: está diseñado para garantizar la seguridad, la trazabilidad y el cumplimiento normativo, especialmente en entornos corporativos complejos. GIO es una solución 360º, integral y modular para gestionar de forma centralizada la logística corporativa de las organizaciones: Mensajería, Cartería y Notificaciones.
- Logística externa
Capacidades para la gestión de todos los envíos físicos, como mensajería, el correo, valijas, recados, etc., pero también formatos digitales, como las comunicaciones electrónicas certificadas o la respuesta a las administraciones públicas.
- Logística interna (Cartería y Notificaciones NEOS)
Se pueden gestionar todos los ítems que recibe una organización, desde la documentación física que puede ser posteriormente entregada en mano o enviada electrónicamente previa digitalización del contenido, la paquetería tanto personal como profesional que puede ser entregada en mano o recogida en una Taquilla Inteligente, pero también la gestión de las notificaciones NEOS, nativas digitales. Todo bajo un marco de seguridad y control que transforma el papel tradicional del este tipo de servicios englobados en la disciplina de Facility Management en una actividad alineada con las exigencias normativas actuales.
Dimensión técnica de la Plataforma GIO: tecnología sin complicaciones
Uno de los mayores frenos a la digitalización de procesos internos suele ser el temor a que la implantación tecnológica resulte compleja o implique una sobrecarga para los equipos de IT. En The Mail Company hemos diseñado la Plataforma GIO para que sea todo lo contrario: fácil de adoptar, sin despliegues técnicos ni dependencias complejas.
- Sin infraestructura, sin problemas
La Plataforma GIO es una solución 100% SAAS. Esto significa que no necesitas servidores propios, ni instalaciones técnicas complejas, ni implicar a tu departamento de IT en un proyecto de implantación largo o costoso. Solo hace falta un navegador y acceso a Internet para comenzar a trabajar.
- Integraciones sin dolor
¿Ya trabajas con otros sistemas internos o con varios operadores logísticos? GIO se adapta. Gracias a su arquitectura abierta, es posible integrarse fácilmente con sistemas internos del cliente (como ERP o plataformas de gestión documental), porque “aguas arriba” GIO ya está integrada con los operadores logísticos, nuestro tercero de confianza que actúa como notario digital y nuestra propia solución de Taquillas Inteligentes, que permite automatizar y flexibilizar la entrega de paquetería.
- Seguridad IT corporativa
La seguridad no es opcional, especialmente cuando hablamos de documentación e información confidencial, comunicaciones internas o notificaciones con valor legal. Por eso, GIO está diseñada bajo los más altos estándares y cuenta con la certificación ISO 27001:2022, que garantiza una gestión segura de la información.
La Infraestructura de Azure, la nube de Microsoft, el hospedaje en centros de datos TIER III+ dentro de la UE, y las comunicaciones cifradas (Estándar TLS 1.2 o superior), datos cifrados en reposo, son una muestra de información segura.
Luis del Barrio. Director de Marketing y Relaciones Institucionales.
